HELIOS Nephrite nabízí technickým službám efektivní a komplexní řešení, které vedle standardní ekonomiky zahrnuje provozní procesy, jako je údržba a čištění komunikací, údržba zeleně, včetně zimní údržby, komunikací, správu hřbitovů, správu a údržbu majetku města, svozy odpadů, a další související činnosti.
HELIOS Nephrite pro technické služby integruje navzájem propojené provozní, ekonomické a reportovací funkcionality. Systém běží nad jednou společnou databází, datové záznamy jsou v systému provázány společnou množinou dimenzí. Tato unikátní procesní, funkční a technologická platforma zajišťuje vzájemnou provázanost jednotlivých specializovaných oblastí, společné intuitivní uživatelské rozhraní a propojení specializovaných oblastí se standardním ekonomickým jádrem HELIOS Nephrite, a zahrnuje také možnost provozovat systém v hostingu bez nároků na vlastní správu technologické infrastruktury.
V provozní oblasti HELIOS Nephrite umožňuje operativní plánování provozních aktivit a sledování vykonaných prací na základě Objednávek nebo Zakázek, případně Činností podle zřizovací listiny organizace. V HELIOS Nephrite se k těmto primárním provozním dimenzím plánují úkoly pracovních týmů, dopravních prostředků, strojů a mechanismů, vedou se evidence odpracovaných hodin pracovníky, dopravními prostředky, stroji a mechanismy, přiřazují se související náklady a také výnosy. Provozní evidence se tak promítají do evidencí ekonomických.
Vedle klíčových číselníků Objednávka / Zakázka nebo Činnost se zpravidla používá také identifikace Lokalitou, ve které byly provozní práce vykonány. Nastavení modelu číselníků umožňuje také jednoznačné a dokladovatelné odlišení Hlavní a Hospodářské činnosti pro všechny provozní i ekonomické transakce.
Technická platforma HELIOS Nephrite podporuje centrální nastavení parametrů systému, přístupů uživatelů, nebo řízení přístupů externích subjektů prostřednictvím webového portálu. Výsledkem jsou také on-line informace o nákladech a výnosech podle dimenzí, na jednotlivé objednávky / zakázky, na činnosti, na střediska, přehledy prací za pracovníky, dopravní prostředky, stroje a mechanismy.
Součástí systému je nastavitelný model rozúčtování režijních nákladů – Správní režie na Střediska a Středisková režie na Objednávky nebo Zakázky nebo Činnosti.
V systému HELIOS Nephrite je plně podporovaná legislativa pro podnikající subjekty a pro příspěvkové organizace. Při nasazení systému využijeme zkušenosti z implementací na technických službách
Oblast Doprava podporuje plánování provozu Dopravních prostředků a mechanismů, přípravu a vystavování dokladů k jízdě / Stazek v souvislosti s realizovanými úkoly.
Do systému se vkládají údaje o ujetých kilometrech vozidel s tachometry a motohodiny mechanismů a nástaveb, vše v členění podle provozních číselníků. Ujeté kilometry lze načítat rozhraním z externího systému na základě GPS snímačů na vozidlech.
Součástí je také podpora plánování a sledování údržby Dopravních prostředků a Strojů, spotřeby PHM, spotřeby skladových položek nebo přiřazení souvisejících nákladů z fakturace.
Systém podporuje plánování a organizaci prací při údržbě a čištění komunikací, údržbě zeleně a v dalších provozních oblastech v souvislosti s Objednávkami / Zakázkami nebo Činnostmi a na konkrétních Lokalitách. Plánují se práce pro skupiny Pracovníků, Dopravní prostředky a Mechanismy.
Do systému lze rychlým způsobem vkládat údaje o odpracovaných hodinách Pracovníků a Dopravních prostředků a Mechanismů a také související fotodokumentace.
Systém podporuje sledování spotřeby skladových materiálů a vkládání údajů o přímých dodávkách materiálů a služeb.
Systém umožňuje provést na konci měsíce jednoduchým způsobem rekapitulaci docházky pracovníků za skončený měsíc jako podklad pro zpracování mezd.
Specifickou oblastí je Zimní údržba komunikací. Systém umožňuje snadné plánování a vedení přehledné evidence provedených prací. Dispečer má možnost vkládat také průběžné informace o stavu počasí. K záznamům lze jednoduše přikládat fotodokumentaci.
Systém v souvislosti se Zimní údržbou komunikací podporuje vedení „zrychlené“ evidence jízd a zadávání odpracovaných hodin pro skupiny pracovníků a pro Dopravní prostředky a Mechanismy. Sledují se také pohotovosti podle platné legislativy, přesčasy nebo souběžné pracovní poměry.
Výsledkem jsou přehledné informace o provedených zimních údržbách v jednotlivých Lokalitách.
HELIOS Nephrite obsahuje komplexní podporu pro svozy odpadů. Nastaví se svozová místa, původci odpadů, ceníky, smlouvy na svoz odpadů. Lze zprovoznit specifické rozhraní pro import údajů o provedených svozech komunálních odpadů z nádob opatřených chipem, získaných ze snímačů na vozidlech. Je tak možné získat data pro adresnou fakturaci původcům odpadů. HELIOS Nephrite podporuje svozy odpadů od podnikajících subjektů a také ze svozových obcí se specificky nastavitelnými režimy fakturace, např. paušály, nebo fakturace podle realizovaných svozů.
Je připraveno zprovoznění rozhraní na externí systém pro hospodaření s odpady podle platné legislativy.
V HELIOS Nephrite pro TS je k dispozici specializovaný modul pro správu Hřbitovů a souvisejících procesů. Modul plně podporuje správu hřbitovů, hrobových míst, zemřelých, nájemců hrobových míst a další.
Součástí modulu je správa nájemních smluv. Lze pracovat s Pokladnami, vystavovat zálohové a realizační faktury za nájmy a poskytnuté služby, sledovat úhrady přes platební kalendáře a vést související správu pohledávek.
HELIOS Nephrite podporuje také plánování obřadů v obřadní síni a následnou fakturaci poskytnutých služeb. Prostřednictvím webového portálu lze umožnit organizacím pohřebních služeb náhled na volné termíny zadání poptávky na provedení obřadu.
HELIOS Nephrite umožňuje provádět správu odběrních míst, importovat spotřeby energií, pokud je dodavatel předává ve formě datové zprávy, kontrolovat spotřeby energií na přijímané faktury, sledovat časové řady spotřeb po odběrních místech.
Oblast ekonomiky je přednastavená podle charakteru organizace. Pro příspěvkové organizace je k dispozici automatická podpora pro online kontroly korektního zadávání a účtování dokladů tak, aby vyhovovaly výkazům, které pak jsou sestaveny bez chyb. Integrované výkaznictví zajistí tvorbu a následné odesílání státních účetních výkazů, včetně výkazu PAP.
Jsou k dispozici nástroje pro jednoznačné odlišení Hlavní a Hospodářské činnosti již od prvotních dokladů s přenosem do účetního deníku.
Jsou přednastavena a mohou být doplněna pravidla pro provádění průběžných kontrol na prvotních dokladech a při jejich účtování do účetního deníku.
Součástí systému jsou specifické funkčnosti pro rozúčtování správní a střediskové režie na objednávky / zakázky nebo na činnosti podle rozvrhovací základny, kterou mohou tvořit ujeté kilometry dopravních prostředků nebo motohodiny strojů a nástaveb a vyplacené mzdy nebo dopracované hodiny pracovníků. Vypočtené koeficienty nákladů dopravních prostředků a pracovníků umožňují řízeným způsobem korigovat hodinové sazby Dopravních prostředků a mechanismů a pracovníků středisek v ceníku poskytovaných služeb.
Vedení plnohodnotné personální evidence je základním předpokladem pro bezproblémové fungování provozních procesů TS v HELIOS Nephrite. Systém umožňuje sledovat oprávnění pracovníků k prováděným činnostem, upozorňuje na termíny školení a prohlídek. Součástí je i nastavitelné kontroly pro souběhy pracovních úvazků. Personální dokumenty lze v systému spravovat elektronicky.
Součástí systému je plnohodnotný modul Mzdy. Dále jsou k dispozici nástroje pro datová rozhraní na externí mzdy, zpravidla pro situace, kdy jsou mzdy zpracovávány formou outsourcingu.
Funkční oblast reporting poskytuje přehledové informace o realizovaných aktivitách organizace pro operativní a strategické rozhodování.
Ředitel, Technické služby Moravská Ostrava
„Systém HELIOS zastřešuje naše klíčové firemní procesy. Jeho vysoká pružnost nám umožňuje rychle reagovat na měnící se požadavky zřizovatele i okolního prostředí a také optimalizovat naše pracovní postupy bez větších kapacitních nároků na úpravy systému.“
Ředitelka, Technické služby Pelhřimov.
„Nový systém nám svými vlastnostmi a robustní architekturou otevřel cestu rozvoje zejména v oblasti komplexnosti a průkaznosti informací o realizovaných pracích a službách, včetně jejich nákladů. Otevírá nám též nové možnosti v objektivní prezentaci informací o vykonaných činnostech vůči našemu zřizovateli a také vůči veřejnosti. Dalšími důvody naší volby byla zejména modulární otevřenost a použitá moderní technologie Microsoft .NET,“
