Rozšiřující řešení HELIOS Nephrite poskytuje technickým službám specializované řešení zaměřené na obecně prospěšné služby v daných lokalitách, zejména údržbu a čištění komunikací, včetně zimní údržby komunikací, údržbu zeleně, správu a údržbu majetku města, provoz odpadového hospodářství a další související činnosti.
Hlavní přínosy rozšiřujícího řešení HELIOS Nephrite pro technické služby
HELIOS Nephrite pro technické služby integruje navzájem propojené provozní, ekonomické a reportovací funkcionality. Systém běží nad jednou společnou databází, datové záznamy jsou v systému provázány společnou množinou dimenzí. Tato unikátní procesní, funkční a technologická platforma zajišťuje vzájemnou provázanost jednotlivých specializovaných oblastí, společné intuitivní uživatelské rozhraní a plnou integraci specializovaných oblastí do standardního ekonomického jádra HELIOS Nephrite, včetně možnosti provozovat systém v hostingu bez nároků na vlastní správu technologické infrastruktury.
Rozšiřující řešení HELIOS Nephrite umožňuje v provozní oblasti operativní plánování provozních aktivit a sledování vykonaných prací na základě Objednávek nebo Zakázek, případně Činností podle zřizovací listiny organizace. V HELIOS Nephrite se k těmto primárním provozním dimenzím plánují úkoly pracovních týmů, dopravních prostředků, strojů a mechanismů, vedou se evidence odpracovaných hodin pracovníky, dopravními prostředky, stroji a mechanismy, a přiřazují se související náklady a také výnosy. Provozní evidence se promítají do evidencí ekonomických, jsou identifikovány společným modelem číselníků dimenzí.
Vedle klíčových číselníků Objednávka / Zakázka nebo Činnost se zpravidla používá také identifikace Lokalitou, ve které byly provozní práce vykonány, a do systému lze doplnit prakticky neomezenou množinu dalších dimenzí. Společné číselníky se následně řízeným způsobem promítají do členění souvisejících nákladů a výnosů v Účetnictví. Nastavení modelu číselníků umožňuje také jednoznačné a dokladovatelné odlišení Hlavní a Hospodářské činnosti pro všechny provozní i ekonomické transakce.
Platforma HELIOS Nephrite podporuje centrální nastavení parametrů, přístupů uživatelů, nebo řízení přístupů externích subjektů prostřednictvím portálu. Výsledkem jsou také on-line informace o nákladech a výnosech podle dimenzí, na jednotlivé objednávky / zakázky, na činnosti, na střediska, přehledy prací za pracovníky, dopravní prostředky, stroje a mechanismy.
Rekapitulace přínosů:
- Sjednocení provozních procesů a vedení provozních evidencí na všech střediscích
- Průkazná evidence provozních výkonů strojů a pracovníků a externích prací
- Plná podpora legislativy, včetně legislativy pro příspěvkové organizace
- Jednoznačná identifikace nákladů i výnosů na Hlavní a Hospodářskou činnost, včetně uplatnění odpočtu DPH na HOČ
- Model rozúčtování režijních nákladů – Správní režie na Střediska a Středisková režie na Objednávky nebo Zakázky nebo Činnosti
- Průkazný reporting o nákladech s výnosech Středisek, Objednávek / Požadavků, Činností
- Metodická podpora pro provozní i ekonomické evidence na základě zkušeností z realizovaných zakázek v technických službách
Model systému HELIOS Nephrite pro technické služby
Rozšiřující řešení HELIOS Nephrite pro technické služby je založeno propojení specializovaných a standardních modulů na platformě společné technologie, všechna data se spravují ve společné DB, centrálně se nastavují parametry systému, nedochází k žádným přenosům dat.
Doprava
Funkční oblast Doprava podporuje plánování provozu Dopravních prostředků, Strojů a Mechanismů, přípravu a vystavování souvisejících dokladů k jízdě / Stazek v souvislosti s realizovanými úkoly.
Následně jsou do systému vkládány údaje o uskutečněných pracích, kilometry vozidel s tachometry a motohodiny strojů a nástaveb, vše v členění podle provozních číselníků. Ujeté kilometry lze načítat rozhraním z externího systému na základě GPS snímačů na vozidlech.
Součástí je také podpora plánování a sledování údržby Dopravních prostředků a Strojů, spotřeby PHM, spotřeby skladových položek nebo přiřazení souvisejících nákladů z fakturace.
Údržba a čištění komunikací, údržba zeleně a další provozní oblasti
Systém podporuje plánování a organizaci prací při údržbě a čištění komunikací, údržbě zeleně a na dalších provozních oblastech v souvislosti s Objednávkami / Zakázkami nebo Činnostmi a na konkrétních Lokalitách. Plánují se práce pro skupiny Pracovníků, Dopravní prostředky, Stroje a Mechanismy.
Po ukončení prací lze do systému rychlým způsobem vkládat údaje o odpracovaných hodinách Pracovníků a Dopravních prostředků, Strojů a Mechanismů. V souvislosti s Objednávkami / Zakázkami nebo Činnostmi lze do systému jednoduše vkládat také související fotodokumentace.
Systém podporuje sledování spotřeby skladových materiálů a vkládání údajů o přímých dodávkách materiálů a služeb, nebo odvozy souvisejících odpadů prostřednictvím Vážních lístků. Faktury za odpady lze na konci období rozúčtovat podle vážních lístků.
Na Fakturách přijatých lze rozepsat materiál, který byl použit při realizaci Objednávek / zakázek nebo po Činnostech (byl fakturován najednou), a zatížit tak tyto dimenze souvisejícími přímými náklady.
Systém na konci měsíce umožňuje jednoduchým způsobem provést rekapitulaci docházky pracovníků za skončený měsíc jako podklad pro zpracování mezd.
Zimní údržba komunikací
Specifickou oblastí je Zimní údržba komunikací, systém umožňuje snadné plánování a vedení přehledné evidence provedených prací. Dispečer má možnost vkládat také průběžné informace o stavu počasí. K záznamů lze jednoduše vkládat fotodokumentaci.
Systém umožňuje v souvislosti se Zimní údržbou komunikací vedení „zrychlené“ evidence jízd, zrychlené zadávání odpracovaných hodin pro skupiny pracovníků a pro Dopravní prostředky a Stroje. Výsledkem jsou přehledné informace o provedených zimních údržbách v jednotlivých Lokalitách. Sledují se také pohotovosti podle platné legislativy, přesčasy nebo souběžné pracovní poměry.
Komunální odpady
V systému lze nasadit rozhraní pro příjem údajů o svozech komunálních odpadů ze snímačů na vozidlech. Je tak možné získat data pro adresnou fakturaci původcům odpadů. Fakturace může probíhat na základě uzavřených smluv a údajů o skutečných svozech.
Modul je připraven ke zprovoznění rozhraní na externí systém pro hospodaření s odpady podle platné legislativy.
Spotřeby energií
HELIOS Nephrite umožňuje provádět správu odběrních míst, importovat spotřeby energií, pokud je dodavatel předává ve formě datové zprávy, kontrolovat spotřeby energií na přijímané faktury, sledovat časové řady spotřeb po odběrních místech.
Ekonomika
Oblast ekonomiky je přednastavená podle charakteru organizace, v oblasti vedení účetních evidencí a v oblasti sestavovaných výkazů. Pro příspěvkové organizace je k dispozici automatická tvorba a odesílání státních účetních výkazů, včetně výkazu PAP.
Jsou k dispozici nástroje pro jednoznačné odlišení Hlavní a Hospodářské činnosti již od prvotních dokladů s přenosem do účetního deníku. Jsou přednastavena a mohou být doplněn a pravidla pro provádění průběžných kontrol na prvotních dokladech a při jejich účtování do účetního deníku. Pro příspěvkové organizace jsou navíc k dispozici online kontroly korektního zadávání a účtování dokladů tak, aby vyhovovaly výkazům, které pak jsou sestaveny bez chyb.
Kalkulace a přeúčtování
Součástí systému jsou sofistikované funkčnosti pro rozúčtování správní a střediskové režie na objednávky / zakázky nebo na činnosti podle rozvrhovací základny, kterou mohou tvořit ujeté kilometry dopravních prostředků nebo motohodiny strojů a nástaveb a vyplacené mzdy nebo dopracované hodiny pracovníků. Vypočtené koeficienty nákladů dopravních prostředků a pracovníků umožňují řízeným způsobem korigovat hodinové sazby Dopravních prostředků a strojů a pracovníků v ceníku poskytovaných služeb.
Personalistika a mzdy
Vedení plnohodnotné personální evidence je základním předpokladem pro bezproblémové fungování provozních procesů v HELIOS Nephrite. Systém umožňuje sledovat oprávnění pracovníků k prováděným činnostem, upozorňuje na termíny školení a prohlídek. Personální dokumenty lze v systému spravovat elektronicky. Součástí je i nastavitelná kontrola pro souběhy pracovních úvazků. Součástí systému je plnohodnotný modul Mzdy. Dále jsou k dispozici nástroje pro datová rozhraní na externí mzdy, zpravidla pro situace, kdy jsou mzdy zpracovávány formou outsourcingu.
Reporting a controlling
Funkční oblast reporting a controlling poskytuje přehledové informace o realizovaných aktivitách organizace pro operativní a strategické rozhodování.
Systém umožňuje vytvářet přehledy nad provozními i účetními daty, získávat přehledy o nákladech Dopravních prostředků a Strojů, o nákladech Středisek nebo podle dalších dimenzí. Reporty se zpravidla nastavují v členění podle požadavku dané zakázky.
V oblasti Controllingu:
- Přehledy o nákladech a výnosech realizovaných Objednávek / zakázek nebo Činností
- Koeficienty rozúčtování správní režie a režie středisek na Objednávky / zakázky nebo Činnosti ve formě hodinových sazeb pracovníků a strojů
- Koeficienty pro přeúčtování nerozlišených nákladů mezi hlavní a hospodářskou činností
- Koeficienty pro přenosy nákladů mezi středisky při půjčování pracovníků nebo strojů mezi středisky
V oblasti Reportingu:
- Dílčí výsledovky podle dimenzí systému
- Přehledy o výkonech dopravních prostředků a strojů, pracovníků středisek
- K prezentaci dat lze použít integrovaný nástroj MS SQL Reporting Services
- Výsledky provozních prací lze řízeným způsobem presentovat veřejnosti na integrovaném portále
Hřbitovní agenda
Součástí HELIOS Nephrite může být i specializovaný modul Hřbitovní agenda a jsou tak využity integrační a funkční vlastnosti celého systému. Modul plně podporuje správu hřbitovů, hrobů, zemřelých, nájemců hrobových míst.
Jeho funkčnost je propojena s ekonomickou oblastí, lze pracovat s Pokladnami, spárovat související smlouvy a jejich platební kalendáře, nebo vystavovat zálohové a realizační faktury za nájmy a poskytnuté služby a vést související správu pohledávek.
Elektronické dokumenty a jejich oběh
Průřezovou funkčností v HELIOS Nephrite je podpora pro postupné opouštění analogových dokumentů a jejich převod na dokumenty elektronické. Systém umožňuje elektronické dokumenty podepisovat certifikátem a ověřovat časovým razítkem. Pomocí integrovaného workflow lze nastavit scénáře pro elektronické schvalování dokladů podle nastavených pravidel schvalování s průkazným auditováním schvalovacích operací v ukládaných auditních stopách. Výsledkem tak může být plnohodnotná bezpapírová kancelář.
Pomocí průřezové funkčnosti pro distribuci elektronických dokladů lze nastavit manuální nebo i automatické odesílání elektronických dokumentů určeným adresátům mailem nebo datovou schránkou.
Součástí systému je také rozhraní Národního standardu pro spisovou službu, které umožní automatickou výměnu dokumentů se systémem Spisové služby. Tato funkcionalita plně vyhovuje požadavkům legislativy pro veřejnoprávní instituce a jejích výhod lze využít i pro podnikající subjekty.
